Lavorare nel mondo degli eventi: le figure protagoniste e gli ostacoli della pandemia

Parliamo di un settore affascinante e complesso che subisce i duri contraccolpi causati dal coronavirus ma abituato a riorganizzarsi.

Vive nel qui e ora ed è irripetibile. Che si tratti dell’inaugurazione di una mostra, di un concerto, di un convegno o di una presentazione di libri, le caratteristiche peculiari di un evento sono prima di tutto queste. Da qui deriva la sua indiscussa attrattività che non può essere rimpiazzata da surrogati.

Il settore eventi ai tempi del coronavirus

Durante la pandemia il settore degli eventi è stato tra quelli più messi a dura prova con effetti deleteri sulle risorse umane che lavorano nell’ambito. Da un lato per la questione del distanziamento fisico che non sempre si concilia con tutti i contesti. Diversi eventi in presenza sono stati così tramutati in versione online e quindi seguibili a distanza. Dall’altro perché gli eventi hanno incluso nella maggior parte dei casi un fine socializzante che subisce gli inevitabili effetti di timori e anche giuste prevenzioni messe in atte a tutela della salute collettiva.

Il periodo targato coronavirus ha visto comunque la realizzazione di eventi durante il periodo estivo con l’adozione dei protocolli di prevenzione dal contagio e ottenendo un buon riscontro pur avendo ridimensionato il bacino di utenza. Non da meno quelli online hanno riscontrato numerose adesioni.

Le diverse figure che danno vita a un evento

Se parliamo di eventi ci riferiamo inevitabilmente a una fetta di mercato che s’interseca con diversi ambiti e senza confini netti. Pensiamo, ad esempio, a quello gastronomico, teatrale, artistico, dell’architettura e in generale al turismo. Nel settore eventi lavorano varie figure che gestiscono mansioni differenti. C’è chi si occupa dell’allestimento e della logistica e chi lavora nelle biglietterie, o monitorando ad esempio la location o dando informazioni al pubblico. A ciò si aggiunge la parte corposa e indispensabile dell’organizzazione che deve fare riferimento alla progettazione e all’ideazione. Chi dà vita a un evento deve confrontarsi con il budget disponibile e allo stesso tempo con l’impegno a trovarne di adeguato per sostenere l’evento ricercando sponsor e sostenitori, oltre a richiedere i patrocini. Si può lavorare anche un anno intero per la realizzazione di un evento magari di due soli giorni ma di grande portata. Tutto questo mettendo in conto eventuali imprevisti e anche piani b per tamponarli.

L’importanza di una comunicazione efficace degli eventi

Per poter partecipare a un evento, che questo sia a pagamento o gratuito, è necessario sapere che avverrà e quali sono le sue caratteristiche. Entrano così in scena le figure del settore della comunicazione. Ricordiamoci che promuovere un evento è totalmente diverso dal promuovere un prodotto.

Chi gestisce l’ufficio stampa per eventi ricopre l’importante ruolo di coinvolgere giornali, radio, emittenti televisive e portali per divulgare la notizia e intercettare i mass media che possano rilanciare al meglio l’iniziativa, operando su diverse fasi. C’è infatti quella del lancio, che deve schiudere l’uscio sull’evento prima che accada, suscitando il desiderio di parteciparvi ma senza svelare troppo perché il bello di un evento è che vive nel “qui e ora”. C’è poi la fase di racconto dell’evento stesso, che si dirama attraverso articoli, pagine social e blog, intercettando le figure più adattare a traghettare i contenuti con coinvolgimento e senza autoreferenzialità. Importante anche la fase del post evento in cui dobbiamo lasciare un ricordo positivo e duraturo facendo parlare dell’evento anche quando è terminato.

A lavorare in sinergia con l’ufficio stampa ci sono poi altre figure molto importanti. Pensiamo a chi si occupa della parte grafica che riguarda loghi e materiali promozionali. C’è poi chi gestisce le pagine social che fanno da cassa di risonanza e permettono di incrementare la promozione dell’evento. Spesso purtroppo si affidano queste mansioni a persone improvvisate senza comprendere i danni che ne derivano dal punto di vista della credibilità e della corretta promozione online. Chi utilizza i social deve infatti conoscere le regole che ne stanno alla base, elaborare una policy condivisa con il gruppo di lavoro, saper studiare l’algoritmo, essere in grado di gestire le sponsorizzazioni. Oltre a ciò occorre elaborare un piano editoriale con obiettivi concreti.

Possono essere coinvolti anche i copywriter per trovare titoli accattivanti o comunque adatti e per realizzare testi promozionali. Un occhio di riguardo dev’essere dato all’immagine degli eventi, mansione gestita dai fotografi/fotografe e operatori/operatrici video.

Un ambito, quello degli eventi, davvero articolato, che rivela esempi virtuosi ma anche tante difficoltà. Che dà lavoro a numerose persone e che però è spesso afflitto da scarse tutele contrattuali. Un settore che ci auguriamo possa avere una ripresa ottimale.

                                                                                                                                                                                                                       Sara Bellingeri